Office Manager / Managementassistent

|Als Office Manager en Managementassistent ben je verantwoordelijk voor een gevarieerd takenpakket.

Velp
MBO
Minimaal 24 uur

Als Office Manager en Managementassistent ben je verantwoordelijk voor een gevarieerd takenpakket. Jij zorgt ervoor dat het Managementteam (MT) wordt ondersteund in de administratieve taken en beheert de agenda’s en het archief van het secretariaat. Hierin is het belangrijk dat je op de hoogte bent van de prioriteiten van het management zodat je goed kunt inschatten wat wel en niet belangrijk is.

Naast het bijhouden van de agenda’s met het MT sluit je ook regelmatig aan bij een meeting om te notuleren en verslagen te maken van de afspraken die worden gemaakt. Je krijgt er energie van om te weten wat er in de organisatie speelt en er een steentje aan bij te dragen om de efficiëntie naar een hoger niveau te brengen. Daarnaast loopt een deel van de correspondentie van de directie ook via jou en vind je het leuk om hier correct leesbare en duidelijke brieven/mails van te maken.

Taken en verantwoordelijkheden

  • Het, in overleg, indelen en bewaken van de agenda van de leden van het MT en het daarbij onderkennen van het belang van te maken afspraken en het vervullen van een bufferfunctie;
  • Het voortdurend opgeroepen kunnen worden door de managementleden voor ad-hoc opdrachten;
  • Het administratief/organisatorisch voorbereiden van vergaderingen, het uitwerken van de notulen en het bewaken van de voortgang en de afdoening van de daarin gemaakte afspraken en genomen besluiten;
  • Het behandelen van de voor het MT bestemde post, het signaleren van urgente (post)stukken en het bijvoegen van voor de afhandeling benodigde bescheiden;
  • Het verzorgen van de correspondentie van het management aan de hand van concepten voor de opstelling van brieven, mededelingen e.d., het naar eigen inzicht bijvoegen van voor de afhandeling benodigde bescheiden;
  • Het voorbereiden van bijeenkomsten;
  • Het verzamelen en eventueel (her)rangschikken van informatie;
  • Het opstellen van periodieke overzichten;
  • Het volgens aanwijzing samenstellen en bijhouden van informatiedossiers;

Facilitaire ondersteuning

  • Draagt, indien gewenst, zorg voor koffie, thee, water en/of lunch;
  • Ontvangt gasten en verwijst/begeleidt deze naar de juiste plaats;
  • Kan een rol spelen bij het organiseren van bedrijfsuitjes en/of -activiteiten
  • Faciliteert een nette werkomgeving en beheert het sleutelplan
  • Bent verantwoordelijk voor het voorraadbeheer van onze kantoren.

Waar ga je werken?

Bij Giesbers is er geen één dag hetzelfde! Onze organisatie is volop in ontwikkeling en jouw bijdrage kan hier dus van cruciaal belang zijn. Wij werken voor de grootste landelijke retailers van Nederland en België. Denk aan Gamma, PLUS supermarkten, Sport2000, Bruna, Karwei of Makro. Daarvoor maken we hele toffe advertenties, content, platforms, folders, POS materiaal, social campaigns, tv-commercials en tag-ons. Eigenlijk alles. Wij geloven in ‘elevation’. Of het nu gaat om omzet, naamsbekendheid, volgers, klanten of jou; er moet altijd een stijgende lijn inzitten. Heb jij dezelfde energie en passie voor retail? Join us!
👉 We elevate retail.

Wat krijg je ervoor terug?

Werken bij Giesbers betekent veel vrijheid voor jouw eigen inbreng en de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelingen op alle vlakken. Maar ook veel vrijheid om kansen te signaleren voor onze opdrachtgevers en mee te bouwen aan onze visie om het beste creatieve Retailbureau van Nederland/België te worden. En daarnaast, niet geheel onbelangrijk:

  • Een marktconform salaris passend bij jouw kennis en ervaring.
  • Een contract voor 7 maanden (waarvan 1 maand proeftijd). Bij een goede klik is bieden wij daarna misschien wel direct een vast contact aan. Klinkt goed toch?
  • Prima secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een goede pensioenregeling;
  • De mogelijkheid om je persoonlijk te ontwikkelen (opleidingen, interne bijeenkomsten etc.);
  • De allerleukste collega’s, borrels en toffe teambuilding activiteiten.

Wat vragen wij aan jou?

  • Minimaal MBO werk- en denkniveau;
  • In het bezit van een afgeronde secretariële- en/of Media en Entertainment-opleiding;
  • Minimaal 24 uur beschikbaar;
  • Je beschikt over goede schriftelijke- en mondelinge communicatieve en sociale vaardigheden;
  • Je kunt planmatig en met deadlines werken;
  • Kennis van management ondersteunende methoden en werkwijzen, en ook theoretische en praktische kennis van de Nederlandse taal en grammatica;
  • Kennis van de interne administratieve en procedurele voorschriften;
  • Inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de organisatie en bekendheid met de aard van de werkzaamheden binnen het MT;
  • Vaardigheid in het tekstverwerken met de computer, het notuleren van vergaderingen, het uitwerken van notulen en het naar eigen inzicht concipiëren van brieven;
  • Vaardigheid in het toegankelijk maken en bijhouden van archieven en werkdossiers;
  • Vaardigheid in het te woord staan van derden voor het maken of afhouden van afspraken.

Belangrijke competenties:

  • Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
  • Samenwerken
  • Probleemoplossend
  • Proactief;
  • Nauwkeurig;
  • Voortgangsbewaking
  • Stressbestendig;
  • Creatief
  • Commerciële instelling

Werken bij Giesbers betekent werken in een unieke omgeving met alle ruimte voor ontwikkeling, groei en vooral plezier!

Ben jij onze nieuwe held?
Solliciteer direct!

Werken bij Giesbers betekent werken in een unieke omgeving met alle ruimte voor ontwikkeling, groei en vooral plezier!